Skjuter du upp saker till sista sekund?

“Du har haft flera veckor på dig men ännu inte tagit tag i det där som måste göras. Ångesten tilltar och inte ens telefonen, som vanligen är en vidöppen flyktväg undan pliktens tyngd, kan hjälpa dig längre. Nu är det bara en natt mellan dig och din deadline. Hur kunde det bli såhär igen? Du som hade bestämt dig för att aldrig mer skjuta upp saker till sista stund.” Detta är ett citat ur boken Dansa på deadline som är skriven av Alexander Rozental och Lina Wennersten. Kanske känner du igen dig i citatet: Att du gång på gång hamnar i tidsnöd och får en känsla av att tiden aldrig räcker till.

Att medvetet skjuta upp något trots vetskapen om att det kommer att ge negativa effekter är en kort definition av ordet prokrastinering. Prokrastinering kommer ifrån latinets pro-crastinus som betyder "till morgondagen". Med det sagt betyder det inte att allt som förskjuts till morgondagen är prokrastinering. Det kan helt enkelt vara så att du behöver mer information innan du kan sätta igång eller så behöver du låta uppgiften mentalt landa för att kunna ta tag i den på bästa sätt. Utifrån detta så är den som prokrastinerar medveten om att uppskjutandet kommer ge någon form av fysisk, psykisk, social eller ekonomisk konsekvens men väljer ändå att inta ta tag i uppgiften.

Utifrån detta finns det bra och enkla metoder för att undvika att hamna under återkommande tidspress. Naturligtvis kan det finnas arbetstoppar i ens vardagliga arbete som helt enkelt gör att man inte hinner med allt, eller att andra kollegor behöver genomföra sin uppgifter för att man själv ska komma vidare. Men för att bibehålla en bra, jämn arbetsnivå / stressnivå för sig själv utifrån de uppgifter man själv kan bestämma över, är det en fördel att ha en tydlig struktur och ett väl fungerande tillvägagångssätt för att lyckas ta tag i uppgifterna innan “ göra- sen-ryggsäcken” blir alldeles för tung.

En av de stora vinsterna med att ha en tydlig plan för sin egen tidseffektivitet är framför allt den egna stressnivån. Förutom det mentala lugnet som infinner sig av att ligga i fas så finns det även både utrymme och möjlighet att utveckla, förändra och förädla arbetsuppgiften. Det kanske slutar med att just du lämnar ifrån dig en arbetsuppgift som inte bara är i utförd i god tid utan även med en högre kvalitet än vanligtvis.

Nu ska du få tre konkreta tips på hur du kan arbeta för att sträva mot en mer hållbar arbetstid. Utmaningen blir kanske att du provar någon av tipsen under en tid som du själv bestämmer. Ställ dig sen frågan, vad blev det för skillnad?

Belöna dig själv:

Belöning kan vara väldigt individuellt. Det bästa är att skriva upp några saker som du uppskattar att göra och knyta dem till olika arbetsmål. Exempelvis: När jag har genomfört den här uppgiften / projektet ska jag belöna mig med……... (vad hade varit en lämplig belöning för dig utifrån detta exempel?)

Anpassa arbetsuppgifter till din dygnsrytm:

Det kanske finns timmar under dygnet då du har mer fokus och koncentration. Genom att ägna dig åt mer komplexa arbetsuppgifter när du är som piggast och koppla av när du är som tröttast kan din vakna tid bli ännu mer effektiv och hållbar.

Planera in pauser:

Precis som ett tomt energiförråd kan komplexa uppgifter utmana hjärnans förmåga att hålla fokus. När vi arbetar koncentrerat med utmanande uppgifter som kräver kreativitet och fullt fokus så tenderar produktiviteten att minska efter ungefär en timme. Då är det viktigt med de planerade pauser som du bestämt på förhand. Ramarna består således av vad som ska göras och under vilken tid detta ska ske samt när du ska ta dina pauser.

Lycka till!

Patrik Olsson

Utbildningsledare på SkillEd

Läs mer om SkillEds utbildningar här