Brist på feedback trots att verktygen finns

SkillEds undersökning visar att majoriteten inte får regelbunden feedback - trots att många anser att de har verktyg och kunskap för det. Vad kan det bero på?

Mötet närmar sig sitt slut och vi går laget runt och alla får ge återkoppling på hur mötet har varit. En självklarhet? Inte för de flesta jag möter. Många säger istället att de tänker, “Nej, då planerar jag redan i mitt huvud för nästa möte…”.

Med det sagt är det kanske inte så förvånande att så många som 69 % inte får regelbunden feedback på sin arbetsplats, trots att majoriteten säger sig ha verktyg och kunskap för att såväl ge som ta emot feedback. Det är ett av resultaten i SkillEds undersökning som Cint genomfört på vårt uppdrag. Under perioden 5 november till 5 december 2018 svarade över 1 300 personer på ett stort antal frågor om bland annat feedback. I den rapport vi sedan sammanställt framgår att var tredje person fått negativ feedback inför andra och över 60 % har sett en kollega få negativ feedback framför dem. Det sker alltså, trots att all forskning visar att just negativ feedback enbart ska ges i enrum till den det berör.

SkillEds frukostseminarium

Vad säger då detta om den kultur som kan råda på våra arbetsplatser? Det var en av de frågor som lyftes under vårt frukostseminarium den 19 mars. I en fullsatt sal på Mästerhuset, med en vidunderlig vy över takåsarna i Stockholm, fanns företrädare från en mängd olika branscher. De var från såväl den privata som den offentliga sektorn. Ett intressant samtal utvecklades och några vittnade om utmanande miljöer där konstruktiv feedback lyser med sin frånvaro. Istället berättade en del om att det inte är helt ovanligt att bli bedömd.

Bedömningskultur eller feedbackkultur?

Men vad är då skillnaden mellan att bli bedömd och få feedback? Att bedöma något är att ge en subjektiv värdering. I dagens samhälle omges vi av en mängd bedömningar på exempelvis filmer och hotell. Hur många stjärnor eller solar får de? Även ett stort antal nöjesprogram på tv har tydliga inslag av bedömning som leder till att personer blir utröstade. För att inte tala om sociala medier där emojisar som tummen-upp spelar en central och bedömande roll. Detta kan ju verka harmlöst?! Men det är ibland bara ett tyckande. En åsikt. En bedömningskultur på en arbetsplats utmärks av misstro mellan chef och medarbetare, en rädsla för att göra fel eller berätta att man riskerar att göra fel, vilket kan leda till psykisk ohälsa. I en feedbackkultur finns istället tilltro mellan chef och medarbetare, misstag ses som en möjlighet till ett lärande och teamet blir effektivare och psykiska hälsan bättre. Vid en feedbackkultur skapas effektivare organisationer - vilket även framkom i vår undersökning.

Feedback, som direkt översatt betyder föda åter, är tänkt som en gåva. Den som ger feedback ger återkoppling för att den andre ska kunna utvecklas. Den ska helst vara tydlig, ärlig, relevant och given av rätt skäl. SkillEds definition av feedback på en arbetsplats är en pågående kommunikationsprocess mellan medarbetare och chef, eller mellan medarbetare, där konstruktiv information utbyts om förväntad gentemot faktisk prestation.

Med det sagt, anser vi att feedback har stor betydelse på en arbetsplats. Inte minst då konstruktiv feedback kan bidra till effektivare organisationer, arbetsglädje och välbefinnande bland personalen. När du ger konstruktiv feedback tillfredsställs det djupt mänskliga behov vi alla har om att bli sedda och bekräftade. Det blir helt enkelt roligare att gå till jobbet!

Varför är det så svårt att ge feedback?

Närmare 7 av 10 får alltså inte regelbunden feedback. Varför är det så svårt att ge feedback? 2016 genomförde tidningen Chef en undersökning som visade att Sverige är det land där folk mår som sämst på sina arbetsplatser. Året efter genomförde Novus en undersökning som visade att 48 % tycker att det är jobbigt att ta konflikter på arbetsplatsen. Kan det därför vara så att de flesta av oss är konflikträdda och därför undviker att ge varandra feedback av rädsla för att just hamna i konflikt? Vi är hellre tysta och mår dåligt. Detta trots att så många anser i vår undersökning att de har såväl verktyg som kunskap att såväl ge som ta emot feedback. Kanske är det så att vi egentligen inte vet hur och när vi ska använda de verktyg vi anser oss ha? Har vi planerat in från början att vi ska ge varandra feedback genom arbetsprocessen?

Tre tips när du ska ge utvecklande feedback

Personligen tror jag att vi gärna ger det vi kan kalla uppskattande feedback dvs beröm, men att det knyter sig lite i magen när vi ska ge utvecklande feedback. Det som slarvigt kallas negativ kritik. Kanske att du känner igen dig? Då kan följande tre tips att tänka igenom innan du ska ge utvecklande feedback vara:

1. Är feedbacken nödvändig? Ta inte upp allt. Prioritera det som du anser är viktigast.
2. Är det du ska säga genomtänkt? Ge den aldrig i affekt. Tänk istället igenom den så att den blir så tydlig, relevant och konkret som möjligt.
3. Ges den av rätt skäl? Är den kärleksfull? Varför ger du den? För att du verkligen vill den andra personens bästa? För att du ska framstå som bättre? För att du tror att det förväntas av dig? Utvecklande feedback ska ges när du verkligen vill den andres bästa och önskar stärka er relation. Det märks om du ger den av andra skäl.

Svårt att ta emot feedback?

För många är det svårt att ta emot feedback. Sheila Heen, föreläsare i juridik på Harvard och författare till ett antal böcker om feedback, menar att feedback triggar oss av en mängd olika skäl. Alla kan de dock klustras till tre:

1. Sanningstriggern - Vi ifrågasätter om den feedback vi får verkligen är rätt, rimlig, relevant m.m.
2. Relationstriggern - Vi ifrågasätter den som ger oss feedback: “Vem är du att ge mig det? Du då, du som alltid…!”
3. Identitetstriggern - Här är det istället det som vi själva säger till oss när vi får feedbacken. Vid utvecklande feedback har personen svårt att ta emot och utvecklas. Istället får det motsatt effekt. Det blir bara en spik till i kistan av självförtroende; “Ja… jag är helt värdelös. Det har jag alltid varit.” Eller.. när det kommer till uppskattande feedback; “Nej, även om du säger att det är bra att komma tvåa, så är jag supermissnöjd! Jag skulle ju ha vunnit!”

Oavsett vilken trigger du känner igen dig i, så finns redskap för att hantera dem. Rätt använt, kan du bli en mästare i att ta emot feedback och själv utvecklas. Låt oss se hur.

Är “redskapen” rostiga?

Hur vi tar emot feedback handlar således även om vår självkänsla och hur vår inre monolog går. Det ligger alltså även hos den som ska ta emot feedback att öva sig. Ett sätt kan vara att be en kollega om feedback. Be då om att få feedback på ett specifikt område som exempelvis

“Säg gärna en sak som du önskar att jag gör mer (eller mindre) av när vi samarbetar.”

Ge sedan personen tid att fundera för att ge sitt svar. När du får svaret, säg tack och var nyfiken på vad som händer i dig. Hur det känns. En vanlig reaktion är att hamna någonstans på den så kallade feedbacktrappan. De fem stegen i reaktionstrappan är förkasta - försvara - förklara - förstå - förändra, där endast de två sista är då du faktiskt tar emot feedback.* Var hamnar du? Vilken inre monolog har du med dig själv? Om du inte förstår den feedback du fått, be personen att förtydliga och vara konkret. Ge dig själv tid att reflektera över den och se hur du kan gå vidare. På så vis tar du ansvar för att ta emot feedback.

Precis som med allt annat, behöver vi öva, öva och öva. Var då inte rädd för att be om hjälp! Många som anser sig ha redskap, har antingen glömt hur de ska användas… eller så har de legat bortglömda och blivit rostiga. Varför inte gå en utbildning? Eller ännu bättre - låta hela ditt team utbilda sig?! På så vis kan ni verkligen skapa en positiv feedbackkultur och därmed få effektivare team och garanterat roligare på jobbet!

Lycka till!

Katja Wennerfors

Utbildningsledare

* Nyfiken på att veta mer? Anmäl dig gärna till vår halvdagsutbildning: Konsten att hantera tidstjuvar och pessimistkollegor i Stockholm 16 maj

Ladda ner vår rapport om feedback här

Läs mer om SkillEds utbildningar här