Att leda i förändring

Början på oktober, nu är hösten verkligen här. Verksamhetsplanerna är satta, uppstartskonferenser och kickoffer efter sommaren genomförda. Det är nu alla nya idéer och bra utvecklingsprojekt ska genomföras.

Alla som någon gång har varit ansvarig för att förändra något i en verksamhet vet att det kan vara riktigt svårt att få med sig sina kollegor på tåget. Förändring är nödvändigt för att en verksamhet ska utvecklas och bli bättre men förändring kan också vara skrämmande och ses som ett hot av dem det berör.

Så hur gör man då rent konkret för att kanske rent av få sina kollegor och medarbetare att tycka att förändring är något roligt och spännande. Här är mina tips;

1. Planera processen. Planering är A och O när det kommer till förändringsarbete. Ett bra sätt för att göra en realistisk och hållbar plan är att börja med att sätta det slutgiltiga målet. När i tid ska förändringen vara genomförd och vad ska då finnas på plats? Sedan sätter man upp delmål och delleveranser baklänges. På så vis är risken liten att man missar något som är viktigt och samtliga aktiviteter kommer syfta till slutmålet. Man märker också ganska snabbt om man har en realistisk tidplan.
2. Involvera flera och skapa ambassadörer. För att kunna genomföra en förändring är det viktigt att de som berörs av förändringen är involverade tidigt i processen. Att medarbetarna vet vad som händer och själv känner att de kan påverka. En större workshop där fler medarbetare får ge sin input är ofta en bra idé. Det viktiga här är tydliga ramar för vilken typ av feedback medarbetarna kan ge samt att du tar med dig den feedback du får vidare in i projektet. På så sätt skapas delaktighet och ett gemensamt ägandeskap över förändringen.
3. Som i allt är god kommunikation oftast avgörande för om ditt förändringsprojekt lyckas. Ofta behöver man kommunicera samma sak flera gånger för att alla ska ha uppfattat det man vill ha sagt. Det är viktigt att hela tiden tänka på hur mottagaren uppfattar det man säger. Börja med en kort sammanfattning av vad som har hänt sen starten av projektet, påminn om de steg som ni gjort tillsammans och att förklara på vilket sätt det arbetet tagits vidare in i förändringsarbetet. Tänk på att vi människor tar till oss information på olika sätt, för vissa räcker en kort påminnelse på det stående veckomötet medan andra helst tar till sig information genom ett skrivet mail.
4. Lyssna även på dem som säger saker du inte vill höra. Förändring kan vara svårt för många, och ofta uppstår det när man ska genomföra en större förändring. Här finns det vissa medarbetare som är bättre än andra på att påtala problem de ser eller dela med sig av den oro de känner inför förändringen. Ofta har de relevanta invändningar och synpunkter som kan vara värdefulla för projektet som helhet. Det kan också vara så att dessa individer säger det som fler känner men inte vågar eller vill säga. Men låt inte negativa synpunkter ta stor plats i en större grupp, det kan riskera att stämningen överlag blir dålig inför ditt projekt. Boka in en enskild tid med den som du vet har synpunkter. Lyssna aktivt på hen och ta fasta på den input som är relevant. Försök samtidigt få personen att se fördelarna med förändringen, till exempel genom att använda ett coachande förhållningssätt.
5. Fira framstegen och dela glädjen med dina kollegor och medarbetare. Lyft fram nyttan med den förändring som pågår, visa att saker faktiskt kan förändras till det bättre och låt medarbetarna dela med sig till varandra av sina bästa erfarenheter och tips. Sen ska man inte heller underskatta kraften i att fira med en tårta.

Lycka till med ditt förändringsarbete!

Helena Hellström Gefwert

Utbildningsledare

Läs mer om SkillEds utbildningar här