Julkalender lucka nr 12

Lucka nr 12

I december öppnar vi en lucka per dag. Hoppas att du hänger med oss ända till julafton! Vi lovar lärorikt och matnyttigt material att ta del av.

Vi har alla suttit i ett möte med otydlig agenda och långa diskussioner som inte leder till något. Lär dig att bidra till effektiva och konstruktiva möten med hjälp av några enkla verktyg.

Möten kan vara väldigt bra och givande, men de kan också vara energitjuvar som tar tid från andra viktiga arbetsuppgifter. Alla deltagare måste bidra för att skapa bra mötesstruktur – det är inte bara mötesledarens ansvar.

Det första du kan fråga dig själv är om mötet verkligen behövs eller om frågan kan lösas på något annat sätt. Kan det göras via mail eller telefon, eller kanske via Skype eller Google Hangouts? Fundera även igenom vilka som verkligen behövs på mötet. Kanske det bara är några få personer, och vissa kanske bara behöver delta på utvalda punkter.

Det handlar om att använda allas tid effektivt och visa respekt för varandras arbetssituation. Ren information kanske bättre kan tas via mail eller över telefon, men om ni behöver brainstorma och diskutera mer komplexa beslut är förmodligen ett fysiskt möte bästa lösningen.

Tips för effektiva möten:

  1. Börja i tid och var där i tid.
  2. Ha en tydlig agenda och håll er till den. Var tydlig på varje punkt om det är en diskussionspunkt, information, beslutspunkt eller något annat.
  3. Ha en positiv ton mot varandra.
  4. Tänk på att ditt kroppsspråk också sänder information.
  5. Lyssna aktivt när någon annan har ordet.
  6. Lägg undan telefonen så att den inte stör din koncentration.

Råd till dig som leder mötet:

  1. Avsätt tid i din kalender för att förbereda dig inför mötet.
  2. Ange mötets syfte och skicka ut agendan i förväg.
  3. Ha inte samma upplägg på alla möten utan försök variera plats och metod.
  4. Låt alla känna sig delaktiga – välkomna alla och titta alla i ögonen i början på mötet.
  5. Bestäm hur mötet ska dokumenteras och vem som ska göra det.
  6. Se till att allas synpunkter kommer fram. Om bara några få begär ordet så använd exempelvis metoden runda där ni går laget runt och alla säger sin åsikt.
  7. Sammanfatta era viktigaste beslut i slutet av mötet.
  8. Avsluta mötet med att utvärdera och reflektera. Vad var bra? Vad kunde varit bättre? Vad tar ni med till nästa möte?

Råd till dig som deltar i ett möte:

  1. Avsluta det du håller på med i god tid så att du kan fokusera på mötet.
  2. Fundera på vad du kan bidra med innan du går in i mötet.
  3. Försökt att inte ta med din telefon – den kan störa din koncentration.
  4. Var aktiv och säg vad du tycker och tänker.
  5. Lyssna aktivt och noga på vad andra har att säga.
  6. Ställ öppna och nyfikna frågor till den som pratar.
  7. Reflektera över din egen insats efter mötet.
  8. Avsätt tid i kalendern för eventuella uppgifter du fick.
  9. Tänk på om du kan bidra till agendan till nästa möte.

 

 

Missa inte SkillEd på Facebook och Linkedin

Vi använder cookies för att förbättra din upplevelse av vår webbplats. Läs mer om hur vi använder cookies här.